POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

NUMÉRO DE RÉSOLUTION
2023-492
ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION LE
31 août 2023

1. OBJECTIFS

Albatros Lévis est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LRQ, chapitre P-39.1) et au Règlement sur les incidents de confidentialité (LRQ, chapitre A-2.1, r. 3.1).

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels établit les pratiques d’Albatros Lévis en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.

En fournissant à Albatros Lévis des renseignements personnels (par l’intermédiaire de son site Web, en remplissant un formulaire de participation à un événement, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et vous autorisez Albatros Lévis, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

La présente Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels vous pouvez accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site Web d’Albatros Lévis, dont la responsabilité n’est nullement engagée à l’égard de ces sites Web. Si vous suivez un lien vers un site Web d’un tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

2. ALBATROS LÉVIS

Albatros Lévis offre en toute gratuité des services d’accompagnement à la personne dès l’annonce d’un diagnostic de maladie grave et terminale, jusqu’au dernier stade de vie. La formation d’Albatros permet d’accompagner ces personnes et d’offrir un répit à leurs proches, en toute confidentialité, avec humanité et sans jugement.

Albatros Lévis est un organisme principalement constitué de membres bénévoles. Les accompagnantes et accompagnants bénévoles sont le cœur d’Albatros Lévis. Ils et elles accompagnent en toute gratuité des centaines de personnes, dans la grande région de Lévis. D’autres bénévoles sont actifs au sein de l’organisme dans le cadre de la conduite de ses affaires. Albatros Lévis compte également sur le soutien de membres associés.

La formation est offerte à quiconque désire parfaire ses connaissances et développer ses aptitudes relationnelles dans le but d’accompagner des personnes gravement malades ou en fin de vie et d’être un soutien pour leurs proches, et ce, sans obligation de devenir bénévole accompagnant pour Albatros. Cette formation est offerte sur la Rive-Sud de Québec.

Albatros Lévis s’est donc doté d’une politique sur la protection des renseignements personnels proportionnée à la nature et à l’importance de ses activités.

3. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Albatros Lévis peut recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de ses activités et de sa prestation de services, y compris :

• des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, une ou des adresses, une ou des adresses électroniques, une date de naissance et un ou des numéros de téléphone;
• des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom de votre employeur, votre parcours professionnel et/ou personnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par Albatros Lévis;
• des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des commentaires et des réponses à des sondages;
• des renseignements relatifs à l’historique de contributions et de participations à des événements de l’organisation, à la facturation et à des renseignements de nature financière, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services qu’Albatros Lévis vous a rendus;
• des renseignements sur l’utilisation du site Web d’Albatros Lévis et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur son site, votre interaction avec la publicité et le contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
• des renseignements qui sont fournis à Albatros Lévis par ses collaboratrices et collaborateurs de même que ses bénéficiaires ou pour le compte de celles-ci ou ceux-ci, ou qu’Albatros Lévis produit dans le cadre de sa prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels;
• des renseignements comme les contributions, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées au sein de l’organisme;
• tout autre renseignement personnel fourni. Si le renseignement fourni concerne une autre personne, cette dernière devra confirmer à Albatros Lévis être autorisée ou avoir obtenu le consentement à une telle communication de renseignements;
• le cas échéant, les preuves du consentement qui a été fourni à Albatros Lévis (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.

4. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Albatros Lévis collecte vos renseignements personnels auprès de vous-même ou de la personne qui vous représente, lors de ses interactions avec vous ou de cette personne dûment autorisée, comme suit :

• lors de votre inscription à des événements, à des formations et à l’infolettre;
• lors de l’inscription à des événements-bénéfice;
• lorsque vous faites un don à Albatros Lévis, quelle que soit sa forme;
• lors de votre inscription comme membre bénévole, actif ou associé ou à titre de membre honoraire;
• au cours de la prestation de services rendue, que ce soit un accompagnement ou une formation;
• lors de la vérification des antécédents judiciaires au titre de membre actif;
• lors d’échanges par courrier, courriel ou téléphone.

5. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Albatros Lévis utilise les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, Albatros Lévis indique pour quels motifs il utilise vos renseignements personnels :

• Afin de fournir ses services ainsi que pour la conduite de ses affaires, pour administrer et exécuter ses services, y compris pour exécuter ses obligations découlant de toute entente conclue entre vous et Albatros Lévis;
• Afin de faciliter l’utilisation de son site Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et présenté de la manière la plus efficace pour vous;
• Aux fins de communications et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur le développement de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et à des événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements;
• Aux fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences des collaborateurs et clients d’Albatros Lévis en matière de service et de marketing et ainsi mieux définir ses services et ses offres;
• Aux fins de recrutement – pour lui permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler pour Albatros Lévis;

• Afin de satisfaire à ses obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsqu’Albatros Lévis traite des renseignements personnels de catégories spéciales, il peut également se fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
• Pour faire respecter ses droits, pour satisfaire à ses obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.

6. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Albatros Lévis est un organisme à but non lucratif dûment incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance. Par conséquent, Albatros Lévis peut partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

• Des membres bénévoles d’Albatros Lévis à des fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles, de personnes accompagnées et à des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui fournissent des services de sollicitation de dons, d’analyse de bases de données, de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services.
Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils fournissent à Albatros Lévis, qui limite les renseignements qu’il fournit à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats qu’Albatros Lévis a conclus avec eux exigent qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, Albatros Lévis peut divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements s’il y est tenu en vertu des lois, notamment fiscales, ou s’il croit de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
• Albatros Lévis n’utilisera les renseignements personnels que dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Facebook, YouTube, Google, pour promouvoir ses contenus et ses offres, ainsi que pour le soutenir dans sa mission.

Lorsque vous visitez le site Web d’Albatros Lévis, des sites tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site Web et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Albatros Lévis conseille d’accéder aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

7. DÉLAI DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Albatros Lévis ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle Albatros Lévis conserve les renseignements personnels, veuillez communiquer avec Albatros Lévis aux coordonnées indiquées à la rubrique Responsable de la protection des renseignements personnels (point 11).

8. LIEU DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET TRANSFERTS HORS QUÉBEC

Les renseignements personnels sont conservés sur le Web, dans un espace avec accès restreint, et seules les personnes autorisées par Albatros Lévis y ont accès, soit en consultation, en lecture ou en écriture.

Les fournisseurs de services Internet et autres tiers à qui vos renseignements sont communiqués en vertu de cette politique peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers, y compris les États-Unis.

9. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Albatros Lévis respecte les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui lui sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois qu’il les a reçus.

Albatros Lévis maintient des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Albatros Lévis a pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel et membres bénévoles actifs qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements leur soient connus.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Albatros Lévis ne peut donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous lui transmettez, et vous le faites à vos propres risques.

Albatros Lévis ne peut pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de ses mesures de protection physiques, techniques ou administratives.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec Albatros Lévis aux coordonnées indiquées à la rubrique Responsable de la protection des renseignements personnels (point 11). S’il survient un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, Albatros Lévis s’engage à vous aviser dans les meilleurs délais à la suite de la prise de connaissance de cet incident. Albatros Lévis prendra alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent.

10. DROITS DÉTENUS PAR UNE PERSONNE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si Albatros Lévis traite des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels qu’Albatros Lévis détient, et certains autres renseignements la concernant;
• Exactitude : Albatros Lévis est tenu de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact qu’Albatros Lévis détient;

• Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ( droit à l’effacement ou à l’oubli);
• Anonymisation : le fait qu’Albatros Lévis puisse, au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex. : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle);
• Le droit d’être informé lorsque la personne fait l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
• Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel Albatros Lévis est situé ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec Albatros Lévis de la manière indiquée à la rubrique Responsable de la protection des renseignements personnels (point 11).

11. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur les politiques et les pratiques concernant les fournisseurs de services d’Albatros Lévis à l’extérieur du Canada, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

M. Mario Sirois Albatros Lévis
9248, boul. du Centre-Hospitalier Lévis (Québec) G6X 3M5
418 832-9992, poste 353
vie_prive@albatroslevis.com

12. MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Albatros Lévis peut modifier le contenu de son site Web et sa façon d’utiliser les témoins sans préavis, et, par conséquent, sa Politique sur la protection des renseignements personnels pourrait être modifiée ultérieurement de temps à autre.

Nous vous encourageons donc à l’examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont Albatros Lévis traite les renseignements personnels.

La présente politique a été adoptée le 31 août 2023.